1. רשימת מטלות יומית
הדרך הטובה ביותר לחוסר יעילות היא לעבוד מבלי להבהיר לעצמכם מה עליכם לעשות היום. רשימת משימות פשוטה תעזור לכם להישאר במסלול. בכל יום יש הרבה דברים לעשות ולהספיק, רק הגדרה ברורה של מה חשוב ודחוף והתמקדות בדברים אלה ימנעו את המצב בו בסוף היום תגלו כי עשיתם הרבה, אבל לא התקדמתם במה שבאמת הייתם צריכים.
2. סדר עדיפויות
אחד הדברים המתסכלים ביותר הוא לדעת שלעולם לא נספיק לעשות את מה שאנחנו צריכות לעשות באותו היום. בכדי להספיק את הדברים החשובים והדחופים ביותר עלינו להכין רשימה עם סדרי עדיפויות של הדברים ולעבוד לפיה, בסוף היום אכן נגלה שלא הספקנו הכל, אבל עשינו את מה שהיה חשוב ודחוף. כמובן שבכל יום הרשימה שונה מיום אחר. ברשימה יהיו כמובן גם דברים שעלינו לעשות אך הם פחות דחופים וחשובים אך אם נסיים את המשימות הדחופות נתחיל לעבוד עליהן ובכך נמנע שעות עבודה מבוזבזות.
3. שימו דגש על סיום משימות מהתחלת משימות חדשות
בדרך כלל עומדות בפנינו מספר משימות בו זמנית ותמיד יהיו משימות חדשות שעלינו לבצע. חשוב לתת תשומת לב לסיום משימות שכבר התחלנו לפני שאנו מתחילים לעבוד על משימה חדשה, מספר רב מדי של משימות אשר לוקחות מאיתנו את תשומת הלב והמיקוד סופן במשימות לא גמורות שזה הדבר הגרוע ביותר. יחד עם זאת הלחץ שלנו עולה ועבודה בלחץ ומתח נפשי לא מועילה לתוצאות. עדיף לא לקחת על עצמנו משימה חדשה ולא להגיע למצב בו לא סיימנו את אחת המשימות שלנו.
4. דעו מהו החלק היעיל שלכם במהלך היום
ישנן כאלה שמאד יעילות בשעות הבוקר המוקדמות ויש אחרות שלוקח להם זמן "להתעורר" והעבודה הטובה ביותר שלהן היא בשעות הצהריים או הערב. בשעות "החלשות" שלכם דאגו כי תתעסקו במשימות "פשוטות" כמו קריאת מיילים ומתן תשובות, עדכון הבלוג שלכן וכל דבר אשר לוקח זמן אבל אינו מצריך מכם מאמץ חשיבתי וריכוז. הדברים המצריכים ריכוז רב ייעשו בשעות ה"חזקות" שלכן.
5. השאירו לעצמכם מרחב תמרון (גמישות)
כפי שאמרנו חשוב לעבוד לפי משימות וסדרי עדיפויות אך אם זאת חשוב להשאיר לעצמנו את האפשרות לשנות דברים, אם התחלנו לעבוד על משהו ולא ממש "הולך" לנו או לא מרוכזים מספיק, תעברו להתעסק במשהו אחר וחיזרו למשימה הזאת מאוחר יותר, אין צורך תמיד לעבוד על משימה חשובה בכח, התוצאה במילא לא תהיה טובה.
6. הגדירו לעצמכם את שעת סיום העבודה היומית
אחת הבעיות הגדולות ביותר היא לדעת לסיים את יום העבודה ולהתפנות לדברים אחרים (משפחה, תחביבים וכו'). עם קביעת המשימות היומיות שלכם קחו בחשבון את סיום יום העבודה והקפידו על כך. כמובן שיהיו ימים עמוסים יותר ופחות, יש תקופות כאלה וכאלה אבל זכרו, שחיקה לא הועילה לאיש.
7. עקבו אחרי הזמן
חוסר תשומת לב לשעון מובילה לחוסר יעילות. קל מאד להישאב לעבודה על משימה ו"לשכוח" מהשעון ובכך לעבוד על פחות משימות במהלך היום. הצצה בשעון מדי פעם תכניס יותר פוקוס לזמן אותו אתן מקדישות למשימה ו"תזכיר" לכן כי יש עוד משימות לבצע. אין צורך לעשות זאת בקיצוניות ובכך להכניס לחץ לעבודה, אך עם מתן תשומת לב תוכלו ללמוד גם על עצמכן כמה זמן נדרש לכם לביצוע סוג מסוים של עבודה ובכך לתכנן טוב יותר את ימי העבודה הבאים שלכם.
8. זהו את הסחות הדעת
נסו לזהות את הדברים המסיחים את תשומת לבכם במהלך העבודה ונסו להרחיק אותם מכם. מעקב אחר השעון יעזור לכם גם הוא לגלות אם "נשרף" לכם זמן ולנתח מה הסיח את דעתכם. מניעת בזבוז זמן יעזור כמובן לעבודה יעילה יותר.
9. הציבו לעצמכם יעדים ריאלים
האמביציה להצליח בדרך כלל גורמת ללחץ ולרצון לעשות יותר ממה שבאמת אפשר. הצבת יעדים גבוהה מדי ולא ריאלית תגרום למתח וללחץ ורק תפגע בעבודתכם. עדיף לבצע פחות משימות אך לבצע אותן בצורה טובה.
10. תכננו את היום הבא בסופו של היום הנוכחי
כדאי לקחת מספר דקות בסוף יום העבודה בכדי לתכנן את יום העבודה הבא. הראש עדיין מפוקס במשימות, אלה שהושלמו ואלה שדחופות אך לא הושלמו והופכות לדחופות יותר למחרת, קביעת סדר היום ליום הבא תהיה יעילה יותר ותמנע "שכיחת" דברים.
11. דאגו לישון טוב בלילה שלפני יום עמוס
שינה טובה חשובה ליעילות העבודה שלכן. אין צורך להכביר במילים על הנושא, כשאתן יודעות שמצפה לכן יום עמוס דאגו לישון טוב בלילה.
12. נשמו אויר
כשאתם עובדים במשרד או בתוך חדר אינכם נושמים הרבה אויר "נקי". דאגו כל מספר שעות לעשות "סיבוב" בחוץ, גם אם לחמש או עשר דקות, נשמו אויר וחיזרו לעבודתכם. אתם תופתעו לגלות כמה יעל הדבר, גם לגוף וגם לנפש, מה גם שאותם דקות הליכה בחוץ יעזרו לכם לעצור ולחשוב ואולי אף לחשוב על משהו שברוטינת העבודה לא עלה במוחכם.
בהצלחה!
